Succesvol uw bedrijf verhuizen - de checklist

U plant een bedrijfsverhuis?

U bent zaakvoerder en staat op het punt uw bedrijf te verhuizen. Zo’n beslissing brengt vaak de nodige kopzorgen met zich mee. De angst niets te mogen vergeten nemen wij alvast graag weg. Met onze checklist voor een succesvolle bedrijfsverhuis in de hand, gaat u een zorgeloze voorbereiding tegemoet.

De checklist voor een succesvolle bedrijfsverhuis

Om steeds het overzicht te kunnen bewaren en de lijst niet te overweldigend te maken, is het best om de to-do’s op te splitsen in vier belangrijke periodes voor, tijdens en na de verhuis. Je kan deze checklist ook hier downloaden, zodat je de te volgen stappen kan afvinken tijdens het hele proces.

Een aantal maanden voor de verhuis

Alles begint met het stellen van een duidelijke deadline. Begin het hele proces met het maken van duidelijke afspraken met de (vorige) eigenaar van uw nieuwe pand. Nu weet u meteen wanneer u uw intrek kan nemen in het nieuwe kantoorgebouw.
De volgende stap is het tijdig opzeggen van uw huidige huurovereenkomst. U brengt hiervoor uw huiseigenaar op de hoogte via een aangetekend schrijven.

Wanneer u zelf de eigenaar bent van uw vorige bedrijfsruimte, wacht dan niet te lang met het te koop aan te bieden.
Vergeet zeker uw medewerkers niet tijdig te informeren. Ook zij moeten zich kunnen voorbereiden op de verhuisdag.
Zorg dat er voldoende tijd is voor uw personeel om de verhuis te plannen.
In sommige situaties kan het nodig zijn dat u nog enkele aanpassingen uitvoert in uw nieuwe pand, of zelfs in het oude. Plan deze zo snel mogelijk in, zodat onvoorziene omstandigheden geen roet in het eten kunnen gooien en u de verhuis moet uitstellen.
Overweeg een veiligheidsadviseur aan te stellen die doorheen het hele proces een oogje in het zeil houdt.
Neem contact op met een professionele verhuispartner. Het eerste agendapunt is steeds het opstellen van een duidelijke planning met enkele duidelijk afspraken.

Denk hierbij aan overeenkomsten wie wat (de)monteert of de volgorde waarin verschillende afdelingen zullen worden verhuisd. U verliest namelijk liefst zo weinig mogelijk kostbare werktijd. Verhuizen in het weekend is dan ook sterk aan te raden, maar niet altijd een optie.
Wanneer het verhuisproces vorm gekregen heeft, is het tijd om uw externe stakeholders op de hoogte te brengen. Uw cliënteel, zakenpartners, dealers, leveranciers…. Laat hen weten dat u een verhuis plant.

Vergeet bovendien de nodige instanties niet. Lokale overheden, fiscus, uw bank en leveranciers van elektriciteit, water, gas, telefoon etc. Ook de Post en uw eventuele abonnementen op vakbladen mag u in geen geval vergeten op de hoogte te brengen. Wanneer u hier op tijd mee begint, dan bent u zeker dat u niet voor verrassingen komt te staan.

Een paar weken voor de verhuis

Begin tijdig met het inpakken van uw spullen. Zorg ervoor dat er voldoende kwalitatieve opbergmaterialen voor handen zijn en stel eventueel een verantwoordelijke aan per afdeling die alles in goede banen leidt.

Zorg dat alle ingepakte spullen goed gemarkeerd zijn: wat zit in welke doos of kist en waar hoort het terecht te komen in uw nieuwe kantoor.

Tijdig en overzichtelijk te werk gaan, bespaart u een hele hoop stress. U kunt hierbij steeds gebruik maken van een tijdelijke opslagruimte om ingepakte spullen en meubels in onder te brengen. Demaegdt biedt self storage in verschillende afmetingen aan.

Maak van de nood een deugd en profiteer van deze opportuniteit om schoon schip te maken. Bekijk goed wat verhuisd moet worden en wat eventueel kan worden weggegooid.
Regel de nodige verzekeringen voor uw nieuwe locatie. Bovendien is een verzekering die verhuisschade dekt het overwegen waard. Ongelukken zitten namelijk in een zeer klein hoekje. Zelfs wanneer u een professionele partner onder de arm neemt, is een ongeluk nooit volledig uit te sluiten.
Over verzekeringen gesproken; denk zeker ook na over uw belangrijkste IT-infrastructuur en neem de nodige back-ups. U wilt deze onschatbare informatie niet verloren zien gaan in een verhuis.

Vraag een tijdelijk parkeerverbod aan bij uw oude en nieuwe kantoorgebouw. Dit vergemakkelijkt de verhuis aanzienlijk.

Tijdens de verhuis

Geef uw medewerkers voldoende tijd om zich opnieuw te installeren. Indien nodig, maakt u ook een afspraak met externe IT partners om alles tijdig up and running te krijgen. Zo vermijdt u stress bij het heropstarten van verschillende systemen.
Probeer de overeengekomen planning zo goed mogelijk op te volgen, zodat de verhuis zonder vertragingen verloopt.

Zorg er bovendien voor dat u en de eventueel aangestelde verantwoordelijken op de verhuisdag steeds bereikbaar zijn voor vragen van uw verhuispartner of uw eigen medewerkers.

Na de verhuis

Denk aan de schoonmaak van uw oude kantoorruimtes.
Bekijk na de verhuis of alle nodige instanties uw adreswijziging goed ontvangen en geregistreerd hebben.
Bezorg het gehuurde verhuismateriaal terug aan Verhuizingen Demaegdt nadat u opnieuw geïnstalleerd bent.
Last, but not least: tijd voor een feestje. Wat u absoluut niet kan en mag vergeten, is het inwijden van uw nieuwe kantoorgebouw op een gepaste wijze. Nodig uw medewerkers, klanten, partners en/of leveranciers uit voor een openingsdrink.

Wanneer u deze stappen volgt, dan mag u er prat op gaan dat u een zorgeloze verhuis te wachten staat.

Tijdelijke opslagruimte nodig tijdens uw bedrijfsverhuis? Stuur een mail naar info@demaegdt.be, bel 059 70 58 94 of vul onderstaand formulier in voor meer informatie.